Reuniões são excelentes ocasiões para discutir assuntos importantes e para a tomada de decisões. Porém, muitas vezes a falta de uma pauta específica, a dispersão e a falta de interesse dos participantes podem atrapalhar o andamento do encontro e torná-lo improdutivo. Por isso, saber fazer reuniões produtivas é fundamental para que elas sejam realmente eficazes e não sejam vistas como perda de tempo.

Confira abaixo as dicas que separamos para você sobre como fazer reuniões produtivas!

Tenha um objetivo claro

Ao marcar uma reunião, é preciso ter uma pauta clara sobre o que será tratado. Assim, as pessoas convidadas já terão em mente o objetivo do encontro e, inclusive, podem se preparar para a ocasião, levando sugestões e considerações pertinentes. Além disso, tendo em mente o que precisa ser resolvido, há mais chances da reunião cumprir com o seu objetivo.

Respeite o horário pré-determinado

É preciso respeitar o horário e quem o cumpriu; por isso, evite atrasos. Além disso, em um mundo em que ninguém quer perder tempo, é de bom tom avisar aos envolvidos qual será a duração da reunião, além de terminá-la na hora. Por isso, ao calcular o tempo, sempre jogue para mais; afinal, melhor acabar antes e as pessoas ficarem disponíveis mais cedo do que atrasar e prejudicar outros compromissos dos participantes. É importante ressaltar também que reuniões prolongadas se tornam cansativas e tendem a perder o foco, por isso, tente resolver todas as pendências o mais rápido possível.

Convide apenas quem for necessário

Quem nunca participou de uma reunião com muitas pessoas e que não obteve nenhum resultado porque a discussão não saia do lugar? Para evitar que isso aconteça, convide apenas quem estiver envolvido com o projeto e que irá contribuir para a discussão. Porém, tome cuidado para não convidar poucas pessoas e faltar alguém que seja importante para o projeto.

Promova a interatividade

É importante que uma pessoa conduza a reunião, mas é preciso ter cuidado para que a mesma não monopolize a discussão. Por isso, é preciso garantir que todos tenham a chance de participar efetivamente e expor suas ideias. Assim, você garantirá que a presença de cada um seja vista como fundamental para o projeto em questão e evitará que alguém tenha a sensação de que não precisava estar ali.

Faça o fechamento da reunião

Ao final da reunião, faça uma revisão de tudo o que foi definido e, se possível, encaminhe posteriormente a todos os envolvidos por e-mail. Assim, caso alguém não puder estar presente, ficará ciente das decisões tomadas. Além disso, você estará oficializando o que foi decidido e evitando possíveis dúvidas posteriormente.

Fique atento aos detalhes

Cada tipo de reunião possui uma necessidade diferente. Certifique-se antes se será preciso utilizar data show ou algum outro tipo de aparelho, por exemplo. Além disso, providencie água para todos, a fim de evitar que alguém saia da sala. Caso a reunião tenha pessoas de outros países, é preciso verificar se será necessário ter um intérprete para garantir o entendimento de todos.

Saber fazer reuniões produtivas é fundamental para otimizar o tempo e a tomada de decisões. Por isso é tão importante ficar atento a alguns detalhes e garantir que o objetivo será cumprido.

Gostou das nossas dicas? Tem alguma outra dica sobe como fazer reuniões produtivas? Comente abaixo nos comentários!

 

Written by Fale Alfa